الحوار المتمدن - العدد: 2950 - 2010 / 3 / 20


لقد أطلق داركر على الحقبة الإدارية التي نعيشها بحقبة ما بعد الرأسمالية موضحاً أهم أسسها واتجاهاتها ومفاهيمها وسماتها بالنسبة لأي منظمة إدارية أو اقتصادية حسب رأيه هي ما يلي :
- سيكون الاتجاه في المستقبل إلى تركيز المنظمة على مهمة واحدة محددة .
- ستتكون المنظمة من تخصصيين كل له إطاره المعرفي الدقيق ، وستكون رسالة المنظمة واضحة .
- ستتركز نتائج نشاط المنظمة بصفة أساسية على ما يخص الإطراف الخارجية .
- ستظل منظمة حقبة المعرفة في منافسة دائمة للحصول على موردها ومفيدها الأساسي وهو المتخصصون في المعارف المطلوبة ، والمنتمون بولائهم لها ، أي يتعين على المنظمة أن تعطي الاهتمام الكافي لتسويق صورتها الذاتية واستقطاب الخبرات المتخصصة كما تسوق منتجاتها وخدماتها
- بما أن المنظمة تضم في حقيقة الأمر خبراء في المعرفة كل له مهاراته المتخصصة فستكون بطبيعتها منظمة تضم أطرافاً متساوية وشركاء في العمل . وليس رؤساء ومرؤوسين والمهمة الرئيسية لمنظمة المعلومات هي الإدارة بالتوجيه وليس بالأوامر .
- حتى تؤدي دورها بفاعلية ، يجب أن تكون منظمة المعرفة مهيأة تنظيميا" للتغيير المستمر وأن تراعي في هيكليتها موضوع إدارة التغيير .
مع ظهور ثورة المعلومات والحاسب الآلي طرأت تغيرات جوهرية على الهرم التنظيمي لمنظمة الأعمال إذ انخفض عدد المستويات الإدارية وتعاظم الاتصالات الأفقية بفضل شبكات الحاسب الآلي وبالمشاركة الفعالة في المعلومات ولم يعد هناك مجال لمنظمة الأوامر والتحكم ، وتغير مسار الاتصالات فأصبح من القاعدة إلى القمة وأصبح يشابه المنظومات الطبيعية التي من مبادئها :
- تفاعل جزيئات المنظومة مع بعضها دون أوامر من القمة و أنها ترفض الأوامر من السلطة المركزية
تحافظ المنظومة الطبيعية على بقائها بعدم الاتجاه نحو التنوع وإحلالها التوازن المشاهد عن عمد في بيئة المنظمة .
- لا يقتصر نشاط المنظمة في إطار بيئة متغيرة على إدارة التغيير بل تشجع المنظومة عملية التغيير لما لها من آثار ديناميكية فالمنظومة الطبيعية تعيش وتنمو في بيئة تتميز بالإخلال المستمر للتوازنات
- المنظومات الطبيعية لا ينحصر دورها في الدفع المستمر نحو التغيير بل إنها تنظم نفسها حول قواعد متجددة مبنية على تشجيع التغيير ، وليس إدارة التغيير فقط .
- لا يقتصر دور المنظومات الطبيعية على التغيير المستمر ، ولكن يتعدى ذلك إلى التغيير في الأسلوب الذي تتبعه نفسها في طريقة التغيير .
- خصائص عمال المعرفة
لابد من الإشارة إلى الخصائص التي يتميز بها عمال المعرفة :
- مهارات العمل الأساسية : المعارف ، المهارات الأدائية ، الاتجاهات ، استخدام التقنيات الحديثة ، التخطيط التنظيم ، الإدارة ، الانضباطية ، الصحة والسلامة .
- مهارات التعامل الاتصال ، التعامل ، العمل في فريق ، مراعاة بيئة العمل الثقافية .
- المهارات العقلية العليا : التعليم الذاتي ، التفكير النظمي ، التفكير الناقد ، حل المشكلة ، النهج التطبيقي القابلية للتكييف .
- مهارات التطوير : الإبداع ، المبادرة ، المجازفة ، الريادة ، التنبؤ ، الاستقلالية .
منذ بداية حقبة المعلوماتية بدأت آليات البرمجة وأجهزة الكمبيوتر تقوم بوظيفة التنظيم والإدارة ، ليست بدل الإنسان وإنما لزيادة أهميته وفكره في العملية الإنتاجية . إن ثورة المعلوماتية هي نتيجة لثورة الفكر وامتداداً لها وليست بديلاً عنها .
إن رؤية الواقع وفهمه الدقيق هي المقدمة الأولى لصحة القرار الإداري الذي يتعامل مع الواقع . والمعلومات قد أسهمت في التقليل من القرارات الخاطئة التي كانت تتخذ بسبب عدم فهم الواقع بإبراز صورة مخادعة تبالغ بصحة الواقع أو صور مخادعة تبالغ بمرض الواقع . فالمعلومة رقم والرقم لا يبالغ ولا يجامل فهو يعكس الواقع كما هو ويتعامل فقط مع الحقائق .
تسعى إدارات العمل الإداري العربي للتحول نحو ما يسمى بالمنظمة الرقمية لتتمكن من الاعتماد على نمط الإدارة لأعمالها إلكترونياً عبر الأجهزة التقنية المتاحة التي بدأت تهيمن على تصريف الأعمال كبديل عن أعداد كبيرة من الموظفين ومن المؤكد إن الوصول إلى أفضل أداء إداري وتحسين الخدمات في إنجاز الأعمال من الغايات المتوخاة التي تعمل لأجلها كل إدارة ناجحة . والتقليد الجديد في الاعتماد على الإدارة الإلكترونية أصبح من موجبات العمل الإداري الناجح في دول العالم المتقدم .
من الأهمية بمكان أن يعتمد نظام الربط المعلوماتي داخل المؤسسة كمرحلة أولى لنظام ربط شبكي معلوماتي عام يكون الأساس لحكومة الكترونية . لأن الاعتماد على المراسلات الطويلة الورقية وهدر الوقت وضياع المراسلات وتجنيد جيش من العاملين في عملية البريد والتوزيع والاستلام ؟ ، لم يعد مقبولاً في القرن الواحد والعشرين (القرن الرقمي) . فالمعلومة إن لم تصل في حينها فقدت قيمتها ، والزمن هو المورد الوحيد الذي يصرف دون إمكانية لتعويضه لاحقاً .
- نتائج استخدام التقنيات المعلوماتية في الإدارة
الاتصالات الشبكية وإدخال تقنيات الحاسوب ونظم المعلومات في أعمال الإدارة تؤمن ما يلي :
- صحة وتكامل المعلومات .
- سرعة الحصول على المعلومات .
- زيادة كفاءة العاملين .
- تحسين الخدمات المقدمة .
- تقليل الهدر المادي .
- تحسين الاتصالات الإدارية .
- توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة مناسبة .
- تحسين وتطوير الأداء .
- تطوير أساليب أكثر فعالية في الإدارة والتنظيم .
- دعم الخطط الإستراتيجية .
أي أن الاتصالات تؤمن المعلومة المناسبة في الوقت المناسب بالدقة اللازمة لطالبها وبالشكل المناسب .
لذلك علينا أن نزيد من التوسع الأفقي في شبكات الربط ، ومن ثم نُعنى بالتوسع والربط العمودي لأن التوسع الأفقي يؤمن المعلومات من مصادرها الأولية وفي حينها مما يجعل الاتصال العمودي سريع
وصحيح ودقيق ، وبالتالي يمكن لأصحاب القرار المتصلين بهذه الشبكة اتخاذ قراراتهم على ضوء المعلومات والمعطيات الدقيقة والآنية المتوفرة لديهم مما يستبعد احتمال الخطأ أو المخاطرة .
- خدمات المعلوماتية للعمليات الإدارية والإنتاج
السؤال الذي يطرح نفسه ماذا تقدم المعلوماتية من خدمة للإدارة والعملية الإنتاجية ؟
إن العملية الإدارية عملية متكاملة ومهامها متكاملة وأي مدير أياً كان موقعه يمارس أربعة وظائف أو نشاطات أساسية هي التخطيط – التنظيم – التوجيه – الرقابة . والعملية الإنتاجية التي تبدأ بالتخطيط تنتهي بالقرار الإداري . لذلك ندرس بشكل موجز أثر المعلوماتية على كل نشاط من نشاطات الإدارة .
- التخطيط : وهو الوظيفة الأولى التي يتم بموجبها تحديد الأهداف المراد تحقيقها مستقبلاً ورسم السياسات ووضع البرامج والقواعد وتقرير الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف بأسرع وقت وأقل تكلفة .
إن عملية التخطيط تسبق جميع نشاطات الإدارة وبالتالي يتوقف نجاح أو فشل هذا النشاط إلى حد كبير على نجاح التخطيط . إن وضع الخطة السنوية الإنتاجية أو الخدمية أو غيرها يتطلب دراية ومعرفة بأدق التفاصيل والإمكانيات المتاحة والتطورات ، ومعرفة النتائج السابقة عن النشاط الإداري والإنتاجي . الإلمام بهذه المعارف من قبل شخص واحد ، دون استخدام المعلوماتية تتطلب زمناً طويلاً وحجماً ضخماً من المعلومات الورقية . أما في حال استخدام المعلوماتية فإن هذا كله يختصر بشبكة أجهزة (أو أحياناً جهاز) أي في قاعدة بيانات ، بحيث يمكن لكل مهتم وراغب بالوصول بسهولة وسرعة لأي معلومة يريدها .
وبالتالي نستطيع وضع الخطة التي سنقوم بتنفيذها مع معرفة تامة بكافة شؤون المنظمة ونقاط الضعف والقوة والآلات والتجهيزات وخطوط الإنتاج وغيرها ...وأيضاً معرفة دقيقة بالموارد البشرية والإمكانات المادية والمعنوية . وكذلك الاحتياجات الداخلية والخارجية بعد دراسة السوق دراسة واقعية عن طريق شبكة المعلوماتية التي يمكن لها أن تكشف وتسجل كافة التغيرات في حركة السوق . وبالتالي نصل إلى توفير إمكانية وضع خطة واقعية متكاملة تنطلق من واقع المنظمة ومن إمكانياتها ومن حاجات السوق ، دون أن نقع في خطأ التخطيط الذي سينعكس حتماً بالفشل على كامل العملية الإنتاجية والإدارية .
- التنظيم : هو الوظيفة الإدارية الثانية بعد التخطيط يتم بموجبه توزيع المهام والأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف المخططة على العاملين حسب اختصاصاتهم ومؤهلاتهم وميولهم الشخصية وتحديد العلاقات بين الإدارات والأفراد بغية تنفيذ الأعمال بتناسق وانسجام . فأين المعلوماتية من هذا ؟
إن توزيع المهام والنشاطات وإدارتها يتطلب معرفة صحيحة بالموارد البشرية ، والمعلوماتية هي الأقدر على كشف ومعرفة وتنظيم هذه الموارد من خلال ما تقدمه من معلومات ونتائج وتحاليل وقراءات للنتائج وبالتالي يستطيع الإداري المعلوماتي أن يحدد بدقة بماذا يتميز كل فرد عنده وما هي المجالات التي يبرز فيها وما هي الأعمال المؤهل للقيام بها . والمعلوماتية تعطي تصور واضح عن التأثير المتبادل بين مفاصل العمل وبالتالي يتم توزيع العمل اعتماداً على هذا التأثير المتبادل دون حدوث إرباكات أو اختناقات أو مسارات حرجة للعمل ، وبهذا يتم تحقيق الانسجام والتناسق في العمل وصولاً لتنفيذ الأهداف الخطط لها
- التوجيه : هو الوظيفة الإدارية الثالثة التي يتم بموجبها إرشاد العاملين إلى طريقة الأداء الصحيحة عن طريق الاتصال بهم والتوضيح لهم كيفية الأداء والمشاكل التي قد تواجههم وكيفية التغلب عليها إضافة إلى تشجيعهم وتحفيزهم على العمل عن طريق الحوافز المختلفة المادية والمعنوية .
لا يختلف اثنان في عصرنا هذا أن التوجيه بالمعلوماتية أدق وأسهل وأصح من طرق التوجيه الكلاسيكية المتبعة فالمعلوماتية في الجوهر هي اتصالات لذلك فإن التوجيه الذي يقوم به الإداري الذي يعتمد المعلوماتية يمكنه التوجيه الدقيق والمستمر الصحيح لكافة الكوادر بما يتأمن لديه من رؤية واضحة عن سير العمل من خلال الاتصالات الأفقية والعمودية المتوفرة لديه أولاً بأول . وهو بذلك يستطيع متابع العمل ومعرفة مستوى الأداء والقيام بعملية التنبيه أو التحفيز على ضوء المعطيات التي تتوفر لديه أنياً وما تؤمنه الاتصالات المعلوماتية من رؤية واضحة وصادقة للواقع .
- الرقابة : هي الوظيفة الأخيرة الهادفة للتأكد من أن ما يتم يسير وفقاً لما هو مخطط ، وتحدد الانحرافات إن وجدت وتتحرى أسبابها وتتخذ القرارات التصحيحية اللازمة لعلاجها ومنع تكرارها في المستقبل .
فما هو دور المعلوماتية في تطوير الرقابة ؟
إن المعلوماتية بما توفره من خلال شبكة الاتصالات المتكاملة ، تستطيع أن تؤمن مراقبة لكافة نشاطات الإدارة خطوة بخطوة وتستطيع أن تكشف الخطأ لحظة وقوعه وتشير إلى الانحرافات عن المعايير التي وضعها التخطيط ، وبالتالي يمكن للرقابة أن تقوم فوراً بعملية الرقابة الآنية وحتى الوقائية من خلال الدلائل والمؤشرات التي تقدمها شبكة المعلوماتية . ويقوم فريق عمل الرقابة بالتصحيح والتنويه فوراً تلافياً لحدوث الأخطاء وتصحيحاً لما حدث منها دون تكريس للخطأ وبذلك تبقى المسؤولية عن الخطأ في حال وقوعه مسؤولية خفيفة ويمكن تداركها بآليات وأساليب التوجيه والتنويه دون اللجوء إلى العقوبات الصارمة والقاسية وهذا يخلق جواً مريحاً في كامل العملية الإنتاجية في المنظمة والإدارة ويفتح المجال للعمل الخلاق والمبدع دون الخوف من المسائلة ومن العقوبات التي تكبل أي تفكير لتطوير العمل والعملية الإنتاجية . إن المعلوماتية تستطيع أن تشير أيضاً إلى الايجابيات بقدر ما تشير إلى السلبيات وبالتالي يمكن لها أن ترشد الإدارة إلى المجد ومكافأته .
إن المعلوماتية في حال استخدامها واعتماد نشاطات الإدارة عليها تؤمن للإدارة الدراية الصحيحة والآنية بالموارد البشرية وتؤمن التنظيم الجيد والمتماسك والصحيح لكامل النشاط الإداري . وكذلك تفسح المجال من خلال ما توفره من زمن وجهد لإبراز النشاط الإنساني والتواصل الاجتماعي بين أفراد المنظمة الواحدة، وبينهم وبين المجتمع من جهة أخرى . وتسعى الإدارة بما يتوفر لديها من وقت وجهد لتنظيم النشاطات الاجتماعية الهادفة و إيلاء الجانب الإنساني في العلاقات حقه الذي سينعكس لاحقاً إيجابياً على مجمل النشاط الإداري والعملية الإنتاجية للمنظمة .
فالمعلوماتية لا تقتل إنسانية الفرد أو تحجرها بل على العكس تزيد من هذه الإنسانية ومن تحقيق الرفاهية وزيادة التواصل وتحقيق الانسجام بين أفراد الطاقم العامل في المنظمة الواحدة وفي المجتمع بشكل عام إذا طبقت بالشكل الصحيح والمناسب .
والمعلوماتية في حال تطبيقها هي الأقدر على تنظيم وإنجاح عملية التدريب والتأهيل ، لأنه بواسطة هذه الاتصالات الدائمة والآنية يستطيع القائد الإداري بما تخلقه المعلوماتية من إمكانات للمراقبة والتواصل والتحليل يستطيع أن يضع سياسة مناسبة لتنمية وتطوير الموارد البشرية لديه ودراسة احتياجات كل عنصر وكادر لديه وما هي النواحي التي يشكو من ضعف فيها وما هي النواحي التي يكون فيها هذا الكادر مبرزاً فتوضع سياسة التدريب والتأهيل على أساس الاستفادة من الكوادر الجيدة في معالجة نواحي الضعف لدى الآخرين . وحتى عملية التدريب نفسها باستخدام النظم المعلوماتية تكون أجدى وأقدر على إيصال المعلومة مما في الأساليب التقليدية المتبعة حالياً .
من المهم أيضاً أن نشير إلى ضرورة إتباع الأرشفة الالكترونية – المعلوماتية في كل منظمة أعمال والاستعاضة عن أسلوب الأرشفة القديمة المتبع حالياً لما تؤمنه الأرشفة المعلوماتية من دقة وسلامة وكم هائل من التخزين دون الحاجة لمساحات شاسعة وموظفين في أقبية معتمة ومواقع مظلمة نسميها الأرشيف فالأرشفة الالكترونية تخلصنا من كل هذه السلبيات وتؤمن لنا سرعة الوصول الدقيق والصحيح للمعلومة التي نريدها في الوقت الذي نريد دون هدر للزمن في البحث الطويل في الأقبية وبين الرفوف وسط الغبار عدا عن التلف الذي يصيب الكثير من الوثائق والمستندات التي نحتفظ بها بتأثير العوامل الجوية والتقادم ، على عكس الأرشفة الالكترونية التي لا تتأثر بهذه العوامل مهما طال زمن تخزينها إن لم يكن هناك خطأ في عملية التخزين ذاتها مع الفرق الكبير في حجم التخزين التقليدي والحجم الهائل في التخزين الالكتروني
- كلمة حول إدارة المعلومات :
المعلومات لا يمكن استخدامها والتحكم بها بسهولة على غرار ما يحدث بالنسبة للممتلكات المادية وهذا ما يفسر كثرة الإخفاق في إدارة المعلومات خاصة في الظروف الحالية التي تتسم بالاستخدام الواسع للانترنيت وتعدد الوسائط و التقانات الرقمية .
الرأي الشائع بأن الحلول تكمن في استخدام النظم المحسوبة القادرة على إدارة جميع أوجه النشاط في المؤسسة وتقديم الحلول دون القيام بدراسة موضوعية للحاجات الحقيقية للأطراف المعنية بالمعلومات رأي خاطئ إذ لابد من دراسة مجموعة الأجزاء ( أفراد- مؤسسات - أغراض ) ذات العلاقة المتبادلة المتعلقة ببعضها البعض والمصممة للوصول إلى مجموعة من الأهداف.وذلك كمدخل للإدارة المعلوماتية الصحيحة