الاجتماعات

موضوع: الاجتماعات السبت أغسطس 23, 2008 6:09 am

هناك فرق شاسع بين أن تؤدي عملا وبين أن تجعل الآخرين يقومون بتأديته .

" إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة لذا يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها "

فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع النصائح التالية :

إبدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال ، مع مراعاة ما يلي :

تحديد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
إبلاغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع ( لماذا سيتم عقد الاجتماع ؟ وما هي الأهداف التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع ؟
حدد من سيحضر الاجتماع .
اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي .
حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع .
اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة عن هذا الجدول قبل الاجتماع ، واحرص على إحضار نسخا إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته .

تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان . وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد وأن الاضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة .

جهز كافة المواد المطلوبة وضع قدر ماتستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع .

إبدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط وكافيء الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة وأنه الاجتماع في الوقت المخصص .

راجع جدول الأعمال مع المجموعة وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك .

انتقل من بند لآخر في جدول الاعمال حسب التسلسل الموضوع واحرص على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند .

تكلم بحيث يفهمك الجميع وابن افكارك على أفكار الآخرين .

لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان .

لا تترك المجال لإي فرد أن يحتكر الحوار وحاول أن تحث الجميع على المشاركة .

لاتستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلهابينك وبين أحد الأعضاء على انفراد .

استمع باهتمام لكل مايقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك .

ا رصد الرسائل غير اللفظية ، فغنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم اكثر مما يمكن ان تخبرك به الكلمات .

كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات .

إحرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء .

اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع .

أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الاعضاء ان بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق .

كن نموذجا للعمل البناء في إدراتك للإجتماعات ، ليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل نقدك جافا قاسيا .

اختم الاجتماع بتلخيص ما انجزته المجموعة ، وايضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية .

شكرا لكم على مجهوداتكم والله المعين Suspect