الرسالة التحفيزية يكتبها المعني بالأمر نزولا عند رغبة مؤسسة مشغلة من أجل العمل، أو مؤسسة تربوية من أجل التكوين أو استكمال الدراسة الجامعية مثلا...
و يمكن تقسيم الرسالة التحفيزية إلى ثلاثة أقسام:
ـ أولا تحدد في الجزء الأول من رسالتك رغبتك بشكل واضح: إما في العمل أو التكوين أو استكمال الدراسة ,,,
ـ في الجزء الثاني تتكلم عن نفسك؛ عن إمكانياتك عن قدراتك وعن مؤهلاتك في الميدان المرغوب فيه... طبعا هذا هو اهم جزء في الرسالة التحفيزية، ولا تنس أن ترفقها بسيرة ذاتية لك...
ـ في الجزء الثالث من رسالتك، تحدث عن الأسباب الداعية لاختيارك هذا الميدان:تحدث عن أهمية "الموضوع" بالنسبة لك، كما عليك أن تبين للمرسل إليه أنك على علم بما ينتظرك من هذه المهمة، وعن نقط قوتك في الميدان...

* تقديمك لجهة العمل وتعريفك إليهم
* إقناع جهة العمل لترتيب مقابلة شخصية لك بعد الإطلاع على ما قد تقدمه لهم من خدمات
* تستعمل كمرجع لك ولجهة العمل أثناء المقابلة الشخصية
* تستعمل كتذكير لجهة العمل بعد انتهاء المقابلة عمن تكون
أنواع السيرة الذاتية:
• النموذج الزمني/ التاريخي (Chronological Form) :
• في هذا النوع من السيرة الذاتية يتم ترتيب الخبرات العملية على حسب تاريخ كل خبرة بحيث يتم وضع العمل الحالي (الوظيفة الحالية) في الأعلى، ثم العمل الذي يليه وهكذا.
• الفائدة : هذا النموذج يعطي صورة واضحة عن جهات العمل التي عملت بها وما أنجزته خلال تلك الفترات، ويعتبر هذا النموذج منطقياً وسهل لمتابعة القارئ، والكثير من جهات العمل تفضله.
• الضرر : لا ينصح به لمن لديه خبرة عملية محدودة، لأن هذا النموذج يوضح الفترات التي لم تعمل فيها (كنت عاطلاً عن العمل) وهذا قد يؤخذ ضدك.
• النموذج الوظيفي (Functional Form):
• وهذا النموذج يرتب الخبرات العملية حسب المهارات الشخصية.
• الفائدة : هذا النموذج يركز على إنجازاتك وهو يظهر مهارات الشخص أكثر من الخبرات العملية، وينصح باستخدامه مع الطلبة وحديثي التخرج.
• الضرر : بعض جهات العمل لا تحبذ هذا النوع وذلك لخوفها من استخدامه من قبل المتقدم للوظيفة في إخفاء بعض الحقائق مثل الانقطاع عن العمل لفترة طويلة.
ما الذي يجب أن تتضمنه السيرة الذاتية؟
اعتماداً على خلفية الشخص والرغبة الوظيفية، فإن السيرة الذاتية يجب أن تتضمن التالي:
- رأس السيرة الذاتية (Heading)
- اسمك الكامل
- عنوانك
- رقم الهاتف (العمل، المنزل)
- عنوان البريد الإليكتروني الخاص بك (E-Mail) .
الهدف الوظيفي (Job Objective)
إذا تم تضمين هدف وظيفي في السيرة الذاتية فيجب تجنب الغموض والتحديد، فالهدف الوظيفي يجب أن يكون مرتبطاً وقريباً للوظيفة المرغوب فيها.
مثال : ضعيف : الهدف الوظيفي : الحصول على وظيفة فيها التحدي ويمكن استخدام إمكانياتي ودراستي وقدراتي الإبداعية.
ممتاز : الهدف الوظيفي : الحصول على وظيفة كاتب في قسم العلاقات العامة أو شركة إعلانات.
ويمكن كتابة سيرة ذاتية لك على حسب الوظيفة المتقدم إليها.
الدراسة والتدريب:
هذا القسم قد يحتوي على الآتي:
· أسماء ومواقع المدارس والبرامج التي التحقت بها.
· تاريخ الالتحاق.
· الشهادات الدراسية الحاصل عليها.
· التخصص.
· التقدير العام أو المعدل العام (GPA) إذا كان 3.00 فأكثر.
· المواد التي أخذتها والمرتبطة بالوظيفة المتقدم عليها ( Key Courses) .
· شهادات التفوق أو المنح الدراسية التي حصلت عليها.
· أي شهادات تثبت تفوقك في أي من مجالات الحياة.
الخبرات العملية:
وتحتوي على جميع الخبرات العملية، بما فيها الوظائف المؤقتة والتطوعية والتدريب العملي (Internships) وفي هذا القسم يتم ذكر الآتي:
· أسماء وعنوانين جهات العمل التي عملت معها.
· تاريخ العمل.
· المسئوليات التي قمت بها.
· أهم الإنجازات التي قمت بها.
الأنشطة/ المهارات الخاصة:
يمكنك ذكر الآتي:
· الهوايات والأنشطة التي تبرهن على المهارات المرتبطة بالوظيفة المطلوبة.
· الإنجازات الشخصية.
· المهارات الخاصة مثل الكمبيوتر واللغات الأجنبية.
المظهر العام للسيرة الذاتية:
اعمل على أن تظهر السيرة الذاتية فاعليتك كفرد لديه الكثير من العطاء والقدرات، ولك هذه التوجيهات:
• التركيز على الإيجابيات:
• روج لقدراتك عن طريق التركيز على الإنجازات الإيجابية التي قمت بها خلال فترة العمل أو الدراسة أو التفاعل مع المجتمع، وتجنب ذكر السلبيات كإنهاء عقد العمل أو خلاف مع مديرك السابق أو حتى ذكر معدلك الدراسي المتدني.
• التركيز على الإنجازات:
• لا تقتصر على ذكر المسئوليات التي قمت بها ولكن اذكر الأشياء والأنشطة التي قمت بإنجازها خلال القيام بالمسئوليات وكن دقيقاً في ذكر الإنجازات.
• أفعال الحركة (Action Verbs)
• دائماً عليك ابتداء الجملة بأفعال تدل على نشاطك وقدراتك
مثال : أشرفت، نظمت، خططت، طورت، أنشأت.
مثال أخر :
· طورت نظام الحضور والغياب في كذا.
• تجنب الجمل الطويلة:
· استعمل مفاتيح الكلمات والاختصارات عوضاً عن الجمل الطويلة.
· لا تذكر كلمة "أنا" .
· كن مباشراً في الكلام.
• استعمال المصطلحات المعروفة (المشهورة):
• استعمل اللغة المرتبطة بنوع الوظيفة التي ترغب فيها وعليك التأكد من أنك واضح وكلامك مفهوم.
• الشكل العام للسيرة الذاتية :
• يجب أن يكون منسقاً دون أخطاء إملائية.
بعض التوجيهات لكتابة السيرة الذاتية:
• كن صادقاً عند سرد المهارات والقدرات الخاصة بك ولا تدرج أي شئ وأنت تعلم أنه ليس فيك.
• كن مختصراً حيث أن مسئولي جهات التوظيف في كثير من المؤسسات والشركات وقتهم ضيق ، لذا حاول أن تكون السيرة الذاتية الخاصة بك في حدود صفحة واحدة أو صفحتان على الأكثر.
• اكتب سيرتك الذاتية بنفسك فأنت خير من يعرف إمكاناتك وقدراتك وخلفياتك العلمية والعملية.
• على الطريقة الأمريكية، لا تضع صورتك على السيرة الذاتية فهي توضع على نموذج طلب الوظيفة.
• لا تستعمل الألوان المزعجة.
• لا تحدد الراتب الشهري الذي تود الحصول عليه ويمكن تحديده في الرسالة المرفقة مع السيرة الذاتية