على الأساتذة المعنيين، موافاة النيابة الأصلية التي ينتمون إليها  بالوثائق الضرورية قبل التاريخ المحدد في المذكرة وستتكلف النيابة الإقليمية للوزارة  بالاتصال بإدارة المؤسسة التي ينتمي إليها الموظف لاستكمال تعبئة المطبوع والتأشير عليه. وبالنسبة للمنتقلين فعليهم إرسال المطبوع إلى النيابة الأصلية.